In de aanloop naar Matexpo 2025 verschijnt er op tal van fora informatie over aanwezige exposanten en machines. Wat minder aan bod komt, is hetgeen er vooraf gaat aan en volgt na de beurs. Uw vakblad sprak met beursorganisator Gregory Olszewski op 12 augustus, de dag dat de opbouw begon.
Waarom is dit voor u een belangrijke dag?
“Bij een gebouw heb je de eerste steenlegging, bij ons werden vandaag de eerste profielen van een tent gelegd. Dat is bijzonder want vanaf dan zie je alles van nul af aan opgebouwd worden. Dit is de tent waarin we zelf zullen zitten, onder meer voor de registratie van bezoekers. Vandaag en morgen wordt deze dubbeldekstent opgezet. Volgende week wordt ze binnenin ingericht met meubilair, elektriciteit en wandjes en die vrijdag nemen we er onze intrek zodanig dat we bij de start van de officiële opbouw op 25 augustus volledig operationeel zijn.”
Wat gebeurt er vanaf dan?
“Als eerste komen de torenkranen en grote breek- en zeefmachines. Zo komt er iedere dag iets bij. Wij maken een volledige planning op zodat iedere exposant weet op welke dag en uur hij mag beginnen op zijn stand. Eenmaal die planning af is, krijgt iedereen ze en soms vraagt men om eerder te mogen beginnen. Wij bekijken dan of dit mogelijk is in functie van wat er rond de stand wordt gebouwd.”
Wat zijn de grootste uitdagingen bij de opbouw?
“Als iedereen perfect de planning zou volgen, zou alles vlot verlopen maar je hebt altijd iemand wiens machine in panne staat, nog niet geleverd is of nog in het buitenland staat. Als dat iets klein is, is dat geen probleem maar als dat gaat over grote stukken dan moeten die nog tussen al de rest gemanoeuvreerd worden. Je hebt ook mensen die zich niet houden aan de planning en er te vroeg zijn. Die sturen we soms terug omdat het niet altijd mogelijk is om iets vroeger te zetten omdat dat dan in de weg staat van iemand anders.”
Is er solidariteit tussen de standhouders?
“Ja, zeker in de opbouwfase. Dat gaat van het uitlenen van een transpalet tot het gebruiken van een autolaadkraan van iemand anders. Het is ook al gebeurd dat een stand teveel naar links of rechts werd opgebouwd. Dan zoeken we samen een oplossing, bijvoorbeeld de stand ernaast iets kleiner maken en bij de volgende editie mag die dan een stukje groter zijn. Er is altijd wel een oplossing en ik moet zeggen dat 95 procent van de exposanten daar heel constructief in is. Alles gaat over communicatie. Mensen spreken met mensen. Het heeft geen zin om ruzie te maken.”
Kunnen jullie hen daarin ondersteunen?
“Wij hebben zelf heel veel mensen die rondlopen op het terrein en die proberen te anticiperen op mogelijke problemen. Als ze bijvoorbeeld een exposant nog niet hebben gezien en de stand ernaast gaat starten, dan zullen we even bellen. Vaak komt die er dan snel aan en dan laten we de andere even wachten. Je hebt echt oren en ogen op het terrein nodig. Onze sterkte is dat we mensen niet aan hun lot over laten en dat we heel snel ingrijpen.”
Over hoeveel medewerkers gaat dat?
“Onze vaste mensen van kantoor zitten in de tent. Daarnaast hebben we een team van freelancers en jobstudenten die de hele tijd fysiek op het terrein rondlopen. Ikzelf en mijn collega lopen ook regelmatig rond. Daarnaast is er iemand die constant alle camerabeelden monitort. Als die ziet dat er ergens iets aan de hand is, kan die daar onmiddellijk iemand op af sturen. Op die manier zijn we altijd een beetje on top of things. Het gebeurt niet zo vaak dat we verrast worden. Maar om dat te realiseren, hebben we ons team van een zevental freelancers en tiental jobstudenten hard nodig.”
Zijn dat lange werkdagen?
“Dat gaat toch om werkdagen van zo’n twaalf uur. Lange dagen dus. En we hebben ook een nachtploeg. Dat zijn twee en vanaf de tweede week drie mensen die er altijd zijn. Zo kunnen we ook ‘s nachts dezelfde mate van service verlenen aan de exposanten. Iemand die om 22 uur toekomt met transport zal ook worden binnen gelaten en worden begeleid naar de stand. Daar maken we echt een punt van. De organisatie draait dus 24 op 24, week en weekend.”
Gebeurt het veel dat exposanten ’s nachts opbouwen?
“Soms kiezen exposanten ervoor om de drukte te vermijden op het terrein. Ze komen dan bijvoorbeeld na 18 uur en laten dan heel de nacht door transporten komen. Ze hebben dan het terrein voor zich alleen en we voorzien voldoende verlichting. Ze staan dan minder onder druk om snel te lossen en plaats te maken. Dat aantal is niet enorm en dat is goed zo, het moeten er ook geen vijftig zijn. We zien vaker dat er tot 23 uur gewerkt wordt en dan terug vanaf een uur of vier.”
Neemt de afbouw evenveel tijd in beslag?
“Voor de opbouw hebben exposanten maximaal 2,5 week de tijd. Bij de afbouw moet alles wat binnen staat weg op twee dagen tijd. Buiten hebben ze vier dagen tijd met uitzondering van enkele torenkranen en tentstructuren. Afbouwen gaat heel snel, maar het is ook voor ons de meest intensieve periode, zeker maandag en dinsdag. Dat is echt een puzzel waarbij je rekening moet houden met een terrein dat helemaal vol staat. Daar moeten mensen dan op met hun vrachtwagen om hun materiaal te komen halen. Dat is een uitdaging.”
Hebben jullie dan tijd om even te ontspannen na afsluiting van de beurs?
“Niet echt. Hopelijk sluiten we op zondagavond af met het gevoel dat het goed is geweest. En dan gaat de focus onmiddellijk naar maandag. We starten allemaal om zes uur. We werken met een wachtparking waar vrachtwagens zich aanmelden om het terrein op te komen. Er is dus weinig tijd om na de beurs te genieten, dat is meestal pas vier, vijf dagen later. Dan is er het spreekwoordelijke zwarte gat want na een periode van vier weken op adrenaline, val je terug in een normaal ritme. De vermoeidheid slaat dan toe. Maar het is niet gedaan want dan volgt er nog veel papierwerk met administratie en facturatie die moet gebeuren. Dus je kan de aandacht niet laten verslappen maar die adrenaline is er niet meer om van ‘s morgens vroeg tot ‘s avonds laat op scherp te staan.”
Trokken jullie bepaalde lessen uit vorige edities?
“Vanaf de opbouw tot het vertrek van de laatste kraan, houden we een overzicht bij van alles wat verkeerd gaat. Dat gaat van details tot fundamentele zaken. Het zijn vaak kleine dingen. Daaruit leren we hoe we iets moeten bijsturen in de planning of over het aantal mensen dat we nodig hebben. We zien geen grote vernieuwingen meer in hoe we het aanpakken maar we willen het altijd zo efficiënt mogelijk aanpakken. Daarom kijken we bijvoorbeeld ook wat AI voor ons kan doen. Maar het kan menselijk contact niet vervangen. Onze grootste zorg is altijd hoe onze exposanten en bezoekers het zo goed mogelijk naar hun zin hebben binnen een vastgelegd kader. Ze moeten het maximale uit hun investering halen. Onze ingesteldheid is: als exposanten en bezoekers gelukkig zijn, komen ze terug.”
Ervaring help enorm, neem ik aan?
“Mijn eerste editie was in 2015. Het is nu dus mijn zesde editie, dus routine is er. De mensen op kantoor weten ook wat te doen en heel wat freelancers en jobstudenten komen meerdere edities terug. Je moet niet meer alles uitleggen en dat is wel fijn werken.”
Matexpo 2025 zelf dan: voel je nu al de sfeer binnen de sector aan?
“Ik voel het pas goed aan als de eerste exposanten binnenkomen. Ik probeer met zoveel mogelijk exposanten te spreken als ze binnenkomen. Je weet dan al heel veel. Het is geen geheim als ik zeg dat er betere tijden geweest zijn voor de sector. Toch is het voor veel standhouders zo dat ze van Matexpo gebruikt willen maken om een kleine boost te geven aan verkoop, business en netwerken. Er zijn veel dingen wat stil gevallen net voor Matexpo omdat ze de beurs willen afwachten om weer zaken te doen. Maar het is zeker niet het gemakkelijkste jaar ooit voor veel mensen.”
Hebben jullie dat gemerkt bij de inschrijvingen?
“Ja en neen. De beurs is wel uitverkocht maar we hebben wel enkele annuleringen gehad wat we anders quasi niet hebben. Dat heeft bijvoorbeeld te maken met een aantal faillissementen bij kleinere firma’s die het moeilijk kregen. Maar gelukkig voor ons krijgen we die kleinere standen wel gevuld omdat er altijd kandidaten zijn om een stand van twintig vierkante meter in te nemen. We zien dus dat de sector voor uitdagingen staat en we hopen dat we kunnen helpen om toch iets meer business op gang te brengen.”
Zijn er opvallende afwezigen?
“Ik denk dat zowat alle grote namen er zijn, daar merken we de uitdagingen in de sector niet. Het is zelfs omgekeerd. Zo was Wirtgen er bijvoorbeeld al twee edities niet en die komen nu toch terug. Daar zijn we heel blij mee. Dat toont voor ons een stukje aan dat de beurs een meerwaarde kan hebben voor exposanten. Afwezig zijn kan een deel zijn van de strategie en we begrijpen en respecteren dat. Als ze terugkomen, zien we dat niet als ons grote gelijk maar we zijn wel blij dat de beurs gezien wordt als belangrijk deel van de marketingstrategie van bedrijven.”
Is er een bepaalde rode draad doorheen de beurs?
“Niet specifiek. Je hebt natuurlijk de tendensen als elektrificatie of pogingen tot het bouwen van waterstofmotoren. En er is al enkele jaren meer focus op veiligheid. Maar als organisator gaan we er bewust niet één thema uit lichten. Op een bepaald moment dreig je te vervallen in clichés. Neem duurzaamheid. Wie daar niet mee bezig is, valt uit de boot. Dus nu zeggen dat we die kaart gaan trekken, zou ik wat raar vinden. Het is aan exposanten en bezoekers om dat te doen. Hetzelfde met artificiële intelligentie. Iedereen zal daar oplossingen rond gaan bedenken want iedereen moet mee in die race, dat groeit organisch en daar moeten wij ons als beursorganisator dus niet in willen mengen.”
Wanneer zal jij tevreden zijn?
“Ik doe zoveel mogelijk informele babbels met exposanten op zaterdag en zondag. Als hun gevoel positief is, ben ik blij. Het komt echt niet op 500 bezoekers meer of minder aan. Er is niemand die er 40.000 op zijn stand krijg. Dus dat maakt niet uit als de juiste bezoekers maar geweest zijn. Ik ga bij heel veel mensen langs, ben altijd open en eerlijk en hoop dat van hen ook. Ik luister naar het positieve en het negatieve en als we overwegend positief kunnen afsluiten, ben ik tevreden. Dat is voor mij veel belangrijker dan enquêtes.”
Heeft het weer een grote impact?
“Twee jaar gelden hadden vijf dagen een hittegolf. Dan merk je dat er in het weekend minder bezoekers komen. Is dat een drama? Neen, want je weet dat er dan gemotiveerde mensen komen, dus in feite een ‘beter’ publiek. Het moet voor mij niet zo zijn maar het moet ook geen vijf dagen regenen. Ideaal voor mij is 22 graden en een uurtje regen per dag. Als het regent, gaan bezoekers een keer naar binnen en dan spreidt zich dat op een goede manier. Maar ons publiek kan ook wel iets aan. Tijdens Demo Days vorig jaar was eerste dag verschrikkelijk slecht maar het was de beste dag van de beurs. Mensen uit bouw, industrie of transport laten zich niet afschrikken door een beetje regen of warmte.”
Tekst: Seppe Deckx Beeld: Seppe Deckx en Matexpo
